Cara Membuat Tanda Tangan Digital di Dokumen PDF dan Word
Tanda tangan digital (sering disebut *e-signature*) telah menjadi kebutuhan wajib untuk mempercepat proses persetujuan dokumen tanpa harus mencetak, menandatangani, dan memindai ulang. Tanda tangan digital memiliki kekuatan hukum yang sama dengan tanda tangan basah, asalkan dibuat dengan metode yang benar.
Berikut adalah panduan lengkap membuat dan menambahkan tanda tangan Anda ke dokumen PDF dan Microsoft Word.
1. Membuat Tanda Tangan Digital di File PDF (Menggunakan Adobe Reader)
Adobe Acrobat Reader (versi gratis) menyediakan alat yang paling mudah dan paling diterima secara universal untuk membubuhkan tanda tangan.
- **Buka PDF:** Buka dokumen PDF Anda menggunakan Adobe Acrobat Reader DC.
- **Pilih Fill & Sign:** Di bilah alat sebelah kanan, pilih menu **"Fill & Sign"** (Isi & Tanda Tangan).
- **Buat Tanda Tangan:** Klik ikon **"Sign"** (bergambar pena) di *toolbar* atas, lalu pilih **"Add Signature"** (Tambahkan Tanda Tangan).
- **Pilih Metode:** Anda bisa memilih salah satu dari tiga metode:
- **Type:** Mengetik nama Anda (font kaligrafi).
- **Draw:** Menggambar tanda tangan langsung dengan *mouse* atau layar sentuh.
- **Image:** Mengunggah foto tanda tangan basah Anda (sudah dipindai/scan).
- **Terapkan:** Setelah tanda tangan tersimpan, klik pada area di dokumen PDF yang ingin Anda tanda tangani. Anda bisa menyesuaikan ukuran dan posisinya.
- **Simpan:** Simpan dokumen dengan nama baru agar tanda tangan tersemat secara permanen.
2. Membuat Baris Tanda Tangan Resmi di Microsoft Word
Untuk dokumen Word yang akan dicetak atau dikirim untuk ditandatangani, Anda bisa menambahkan Baris Tanda Tangan (*Signature Line*) yang resmi.
- **Buka Dokumen Word:** Letakkan kursor di tempat Anda ingin meletakkan baris tanda tangan.
- **Insert:** Buka tab **Sisipkan (Insert)** di pita atas.
- **Pilih Signature Line:** Di grup teks, cari ikon **"Signature Line"** (Garis Tanda Tangan) atau **"Microsoft Office Signature Line"**.
- **Isi Detail:** Akan muncul kotak dialog. Isi detail penanda tangan (Nama Lengkap, Jabatan, dan Alamat Email).
- **Tanda Tangan:** Kotak baris tanda tangan akan muncul di dokumen. Untuk menandatangani secara digital, klik kanan pada baris tersebut dan pilih **"Sign"**. Anda bisa memasukkan gambar tanda tangan Anda atau ID Tanda Tangan Digital yang terverifikasi.
Perbedaan Tanda Tangan Digital dan Elektronik: Tanda tangan elektronik (e-signature) adalah gambar tanda tangan Anda. Tanda tangan digital (digital signature) memiliki sertifikat yang diverifikasi oleh otoritas (seperti Balai Sertifikasi Elektronik di Indonesia), memberikan validitas hukum yang lebih tinggi.
3. Metode Alternatif Online Gratis (Smallpdf/DocuSign)
Jika Anda tidak memiliki Adobe Acrobat atau ingin melakukannya dengan cepat tanpa instalasi *software*.
- **Smallpdf (PDF *Editor*):** Unggah dokumen PDF Anda ke *tool* Smallpdf "Edit PDF". Gunakan fitur **"Add Signature"** untuk menggambar atau mengunggah tanda tangan Anda, lalu letakkan di posisi yang benar.
- **DocuSign/PandaDoc:** Layanan ini lebih berfokus pada alur kerja penandatanganan resmi (*workflow*), dan mereka biasanya menawarkan uji coba gratis atau layanan dasar untuk beberapa dokumen per bulan.
FAQ (Pertanyaan Umum)
Apakah tanda tangan yang saya gambar di Adobe Reader memiliki kekuatan hukum?
Ya, di sebagian besar negara, tanda tangan yang Anda gambar atau unggah ke PDF memiliki kekuatan hukum yang sah sebagai tanda tangan elektronik (*e-signature*). Namun, untuk dokumen yang sangat penting (misalnya kontrak miliaran), sebaiknya gunakan Tanda Tangan Digital bersertifikat (tersedia di versi Adobe Acrobat Pro).
Bagaimana cara menghapus tanda tangan digital yang sudah tersemat?
Jika Anda menggunakan fitur *Fill & Sign* di Adobe Reader, Anda bisa menghapus tanda tangan dengan memilihnya lalu menekan tombol **Delete**. Namun, jika dokumen sudah disimpan dan dikunci, Anda mungkin memerlukan *software* PDF berbayar (Acrobat Pro) atau izin dari pembuat dokumen untuk menghapusnya.
Apakah saya bisa menggunakan ID Tanda Tangan Digital untuk Word dan PDF?
Ya. ID Tanda Tangan Digital yang bersertifikat (misalnya dari e-meterai atau penyedia jasa sertifikasi) bisa digunakan baik di dokumen Word maupun PDF untuk memberikan validitas yang terenkripsi.